DocFlow
Redacte documentos de RR. HH. con datos de SuccessFactors, envíelos a firma electrónica y mantenga cada expediente en orden.
Automatización de documentos de RR. HH.
Visión general
DocFlow lleva el papeleo de RR. HH. desde el primer borrador hasta el expediente firmado. RR. HH. elige una plantilla y un empleado, candidato o nueva incorporación, DocFlow rellena los campos desde SuccessFactors y un borrador de IA opcional o los campos de combinación generan un documento que RR. HH. puede editar antes de que salga a ninguna parte.
El documento sale a firma electrónica mediante un enlace por correo y el PDF firmado se archiva en la carpeta del empleado. Las reglas de retención, las alertas de caducidad y el registro de auditoría ayudan a RR. HH. a mantener completo cada expediente. DocFlow lee de SuccessFactors; no escribe de vuelta en él.
Pensado para
- Administradores de RR. HH.
- Responsables de RR. HH.
- Reclutadores
- Especialistas en incorporación
- Responsables de equipo
De un vistazo
- Genere documentos a partir de plantillas, rellenadas desde SuccessFactors
- Envíe a firma electrónica con enlace por correo — el firmante no necesita cuenta
- Siga el estado: pendiente, en curso, completado o rechazado
- Carpetas de empleado con reglas de retención y registro de auditoría
Funciona con
- SAP SuccessFactors Employee Central
- SuccessFactors Recruiting y Onboarding 2.0
- Inicio de sesión con Microsoft Entra ID
- Correo a través de Microsoft 365
El producto en acción
El producto real, no una maqueta
Pantallas del producto en funcionamiento, con datos de ejemplo ficticios.
Solicitudes de firma, alertas de caducidad, archivos recientes y próximos vencimientos en una sola página.
Las capturas muestran un entorno de demostración, con la interfaz en inglés. Todas las personas, empresas y cifras son ficticias.
Funcionalidades
Qué hace
Plantillas y borradores con IA
Seis plantillas integradas — contrato, carta de oferta, NDA, evaluación del desempeño, acuerdo de trabajo remoto y carta de despido — más los tipos de carta que definan sus administradores. Use campos de combinación, importe un archivo DOCX, TXT, MD o HTML, o redacte a partir de una indicación. El resultado es siempre un borrador editable.
Relleno desde SuccessFactors
Elija al empleado y DocFlow completa nombre, cargo, departamento, fechas, responsable y dirección desde SuccessFactors. Campos como el salario se introducen a mano.
Firma electrónica
Envíe un PDF a un máximo de 20 firmantes mediante un enlace por correo. Firman dibujando o escribiendo su nombre, con campos de firma, iniciales, fecha y texto, plazos, recordatorios y un motivo si lo rechazan. El PDF firmado se sella con un hash SHA-256.
Portal de preincorporación
Las nuevas incorporaciones completan formularios, suben los documentos de la lista de comprobación y firman en un solo lugar, y RR. HH. acepta o rechaza cada elemento.
Carpetas de empleado e intercambio
Una carpeta por empleado, creada con una sincronización de SuccessFactors, con permisos predefinidos, versiones y papelera. Comparta archivos fuera de la empresa mediante enlaces caducables protegidos con contraseña y con registro de accesos.
Retención, caducidad y auditoría
Plazos de retención por país que puede modificar, retenciones legales, alertas de caducidad de documentos como visados y permisos, y un registro de auditoría cuya cadena de hashes se puede verificar.
Cómo funciona
De la puesta en marcha a los resultados
- 1
Conectar
Un administrador conecta SuccessFactors mediante una conexión de solo lectura y las personas inician sesión con Microsoft Entra ID. Una sincronización crea fichas de empleado y carpetas.
- 2
Redactar
Elija una plantilla y un empleado, candidato o nueva incorporación. Los campos se rellenan desde SuccessFactors y RR. HH. revisa y edita el borrador.
- 3
Enviar a firma
Coloque los campos de firma y envíe. Los firmantes firman mediante un enlace por correo sin cuenta, y usted ve cada documento como pendiente, en curso, completado o rechazado.
- 4
Archivar y gobernar
El PDF firmado pasa a la carpeta del empleado, donde se aplican las reglas de retención, las alertas de caducidad y el registro de auditoría.
Casos de uso
Dónde lo usan los equipos
Cartas de oferta desde selección
Cree la oferta de un candidato en SuccessFactors Recruiting y envíela a firma.
Contratos y NDA
Emita contratos y NDA a partir de plantillas aprobadas, con los mismos campos siempre.
Paquetes de incorporación
Dé a las nuevas incorporaciones un único portal para completar formularios, subir documentos y firmar, con RR. HH. aceptando cada elemento.
Caducidad y auditoría
Siga la caducidad de visados y permisos, localice documentos obligatorios que faltan y comparta archivos con auditores mediante enlaces caducables.
FAQ
Las preguntas más frecuentes
¿DocFlow escribe los documentos de vuelta en SuccessFactors?
No. DocFlow lee los datos de los empleados de SuccessFactors mediante una conexión de solo lectura y conserva los documentos, las firmas y las carpetas en el propio DocFlow.
¿Qué tipo de firma electrónica es?
DocFlow genera firmas electrónicas simples: los firmantes dibujan o escriben su nombre y el PDF firmado se sella con un hash SHA-256. No son firmas electrónicas cualificadas en el sentido de eIDAS. La firma funciona con archivos PDF de hasta 25 MB.
¿La IA redacta los documentos?
Solo si usted quiere. La IA puede redactar un documento a partir de una indicación, pero el resultado es un borrador que RR. HH. revisa y edita antes de enviar nada. Al redactar, su indicación se envía a un proveedor de IA externo, y los operadores de VAKE pueden desactivar la IA.
¿DocFlow está listo para uso en producción?
Actualmente DocFlow se ofrece como una demostración alojada por VAKE. Hable con nosotros si quiere verlo con su propio tenant de SuccessFactors.
¿Los plazos de retención por defecto son asesoramiento jurídico?
No. DocFlow incluye plazos de retención por país como punto de partida. Puede modificarlos y establecer retenciones legales, y debería confirmar los plazos con su equipo jurídico.
Siga explorando
Otros productos de VAKE
VAKE Copilot Agent
Consulte SAP SuccessFactors en lenguaje natural, desde Microsoft Copilot. Pruébelo gratis en su navegador.
Más informaciónVAKE AI Agent
Un asistente de chat para sus datos de SuccessFactors. Pregunte en lenguaje natural y exporte a Excel o PDF.
Más informaciónShiftSync
Cuadrantes, control horario y de presencia, partes de horas y ausencias para comercio minorista y equipos multicentro, sincronizados con SAP SuccessFactors.
Más información¿Listo para transformar su empresa?
Hablemos de cómo VAKE Consulting puede ayudarle a alcanzar sus objetivos de transformación con SAP e IA.