DocFlow
Erstellen Sie HR-Dokumente aus SuccessFactors-Daten, versenden Sie sie zur E-Signatur und halten Sie jede Akte geordnet.
HR-Dokumentenautomatisierung
Überblick
DocFlow führt HR-Unterlagen vom ersten Entwurf bis zur unterzeichneten Akte. HR wählt eine Vorlage und einen Mitarbeiter, Bewerber oder neuen Mitarbeiter, DocFlow füllt die Felder aus SuccessFactors, und ein optionaler KI-Entwurf oder Platzhalter erzeugen ein Dokument, das HR bearbeiten kann, bevor es irgendwohin geht.
Das Dokument geht per E-Mail-Link zur E-Signatur, und das signierte PDF wird im Ordner des Mitarbeiters abgelegt. Aufbewahrungsregeln, Ablaufwarnungen und ein Prüfpfad helfen HR, jede Akte vollständig zu halten. DocFlow liest aus SuccessFactors; es schreibt nichts dorthin zurück.
Entwickelt für
- HR-Administratoren
- HR-Manager
- Recruiter
- Onboarding-Spezialisten
- Führungskräfte
Auf einen Blick
- Dokumente aus Vorlagen erstellen, befüllt aus SuccessFactors
- Zur E-Signatur per E-Mail-Link versenden — Unterzeichner brauchen kein Konto
- Status verfolgen: ausstehend, in Bearbeitung, abgeschlossen oder abgelehnt
- Mitarbeiterordner mit Aufbewahrungsregeln und Prüfpfad
Funktioniert mit
- SAP SuccessFactors Employee Central
- SuccessFactors Recruiting und Onboarding 2.0
- Anmeldung über Microsoft Entra ID
- E-Mail über Microsoft 365
Das Produkt in Aktion
Das echte Produkt, keine Attrappe
Bildschirme aus dem laufenden Produkt, gezeigt mit fiktiven Beispieldaten.
Signaturanfragen, Ablaufwarnungen, aktuelle Dateien und anstehende Fristen auf einer Seite.
Die Screenshots zeigen eine Demo-Umgebung mit englischer Oberfläche. Alle Personen, Unternehmen und Zahlen sind fiktiv.
Funktionen
Was es leistet
Vorlagen und KI-Entwürfe
Sechs integrierte Vorlagen — Vertrag, Angebotsschreiben, NDA, Leistungsbeurteilung, Remote-Work-Vereinbarung und Kündigungsschreiben — plus Dokumenttypen, die Ihre Administratoren definieren. Nutzen Sie Platzhalter, importieren Sie eine DOCX-, TXT-, MD- oder HTML-Datei oder entwerfen Sie aus einer Eingabe. Das Ergebnis ist immer ein bearbeitbarer Entwurf.
Automatisches Befüllen aus SuccessFactors
Wählen Sie den Mitarbeiter, und DocFlow trägt Name, Position, Abteilung, Termine, Vorgesetzten und Adresse aus SuccessFactors ein. Felder wie das Gehalt werden von Hand eingegeben.
E-Signatur
Senden Sie ein PDF per E-Mail-Link an bis zu 20 Unterzeichner. Sie unterschreiben per Zeichnen oder Tippen, mit Feldern für Unterschrift, Paraphe, Datum und Text, Fristen, Erinnerungen und einer Begründung bei Ablehnung. Das signierte PDF erhält einen SHA-256-Hash.
Pre-Boarding-Portal
Neue Mitarbeiter füllen Formulare aus, laden Checklisten-Unterlagen hoch und unterschreiben an einem Ort, und HR akzeptiert oder lehnt jeden Punkt ab.
Mitarbeiterordner und Freigabe
Ein Ordner je Mitarbeiter, aufgebaut über eine SuccessFactors-Synchronisierung, mit Zugriffsvorlagen, Versionen und Papierkorb. Geben Sie Dateien nach außen über befristete, passwortgeschützte Links mit Zugriffsprotokoll frei.
Aufbewahrung, Ablauf und Prüfpfad
Aufbewahrungsfristen je Land, die Sie überschreiben können, Legal Holds, Ablaufwarnungen für Dokumente wie Visa und Genehmigungen sowie ein Prüfpfad, dessen Hash-Kette verifiziert werden kann.
So funktioniert es
Vom Start bis zum Ergebnis
- 1
Verbinden
Ein Administrator verbindet SuccessFactors über eine schreibgeschützte Verbindung, und Benutzer melden sich mit Microsoft Entra ID an. Eine Synchronisierung baut Mitarbeiterakten und Ordner auf.
- 2
Entwerfen
Wählen Sie eine Vorlage und einen Mitarbeiter, Bewerber oder neuen Mitarbeiter. Die Felder füllen sich aus SuccessFactors, und HR prüft und bearbeitet den Entwurf.
- 3
Zur Unterschrift senden
Platzieren Sie die Unterschriftsfelder und senden Sie ab. Unterzeichner unterschreiben per E-Mail-Link ohne Konto, und Sie sehen jedes Dokument als ausstehend, in Bearbeitung, abgeschlossen oder abgelehnt.
- 4
Ablegen und steuern
Das signierte PDF landet im Ordner des Mitarbeiters, wo Aufbewahrungsregeln, Ablaufwarnungen und der Prüfpfad gelten.
Anwendungsfälle
Wo Teams es einsetzen
Angebotsschreiben aus dem Recruiting
Erstellen Sie das Angebot für einen Bewerber in SuccessFactors Recruiting und senden Sie es zur Unterschrift.
Verträge und NDAs
Stellen Sie Verträge und NDAs aus freigegebenen Vorlagen aus, jedes Mal mit denselben Feldern.
Onboarding-Pakete
Geben Sie neuen Mitarbeitern ein Portal, in dem sie Formulare ausfüllen, Unterlagen hochladen und unterschreiben, während HR jeden Punkt annimmt.
Ablauf und Prüfung
Verfolgen Sie den Ablauf von Visa und Genehmigungen, finden Sie fehlende Pflichtdokumente und geben Sie Dateien über befristete Links für Prüfer frei.
FAQ
Die häufigsten Fragen
Schreibt DocFlow Dokumente nach SuccessFactors zurück?
Nein. DocFlow liest Mitarbeiterdaten über eine schreibgeschützte Verbindung aus SuccessFactors und hält Dokumente, Signaturen und Ordner in DocFlow selbst.
Um welche Art von E-Signatur handelt es sich?
DocFlow erzeugt einfache elektronische Signaturen: Unterzeichner zeichnen oder tippen ihren Namen, und das signierte PDF erhält einen SHA-256-Hash. Es sind keine qualifizierten elektronischen Signaturen im Sinne von eIDAS. Das Signieren funktioniert mit PDF-Dateien bis 25 MB.
Schreibt KI die Dokumente?
Nur, wenn Sie es möchten. KI kann ein Dokument aus einer Eingabe entwerfen, aber das Ergebnis ist ein Entwurf, den HR prüft und bearbeitet, bevor etwas versendet wird. Beim Entwerfen wird Ihre Eingabe an einen externen KI-Anbieter gesendet, und die VAKE-Betreiber können die KI abschalten.
Ist DocFlow für den Produktivbetrieb bereit?
DocFlow wird derzeit als von VAKE gehostete Demo angeboten. Sprechen Sie uns an, wenn Sie es mit Ihrem eigenen SuccessFactors-Tenant sehen möchten.
Sind die Standard-Aufbewahrungsfristen Rechtsberatung?
Nein. DocFlow bringt Aufbewahrungsfristen je Land als Ausgangspunkt mit. Sie können sie überschreiben und Legal Holds setzen, und Sie sollten die Fristen mit Ihrer Rechtsabteilung abstimmen.
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