DocFlow
Rédigez les documents RH à partir des données SuccessFactors, envoyez-les à la signature électronique et gardez chaque dossier en ordre.
Automatisation des documents RH
Présentation
DocFlow conduit la paperasse RH du premier brouillon au dossier signé. Les RH choisissent un modèle et un employé, un candidat ou un nouvel arrivant, DocFlow remplit les champs depuis SuccessFactors, et un brouillon IA optionnel ou des champs de fusion produisent un document que les RH peuvent modifier avant tout envoi.
Le document part en signature électronique par lien envoyé par e-mail, et le PDF signé est classé dans le dossier de l'employé. Règles de conservation, alertes d'expiration et piste d'audit aident les RH à garder chaque dossier complet. DocFlow lit les données de SuccessFactors ; il n'y réécrit rien.
Conçu pour
- Administrateurs RH
- Responsables RH
- Recruteurs
- Spécialistes de l'intégration
- Managers
En un coup d'œil
- Générez des documents à partir de modèles, remplis depuis SuccessFactors
- Envoyez pour signature électronique par lien e-mail — le signataire n'a pas besoin de compte
- Suivez l'état : en attente, en cours, terminé ou refusé
- Dossiers employés avec règles de conservation et piste d'audit
Compatible avec
- SAP SuccessFactors Employee Central
- SuccessFactors Recruiting et Onboarding 2.0
- Connexion Microsoft Entra ID
- E-mail via Microsoft 365
Le produit en action
Le vrai produit, pas une maquette
Des écrans du produit en service, présentés avec des données d'exemple fictives.
Demandes de signature, alertes d'expiration, fichiers récents et échéances à venir sur une seule page.
Les captures montrent un environnement de démonstration, dont l'interface est en anglais. Les personnes, entreprises et chiffres sont tous fictifs.
Fonctionnalités
Ce que le produit fait
Modèles et brouillons IA
Six modèles intégrés — contrat, lettre d'offre, NDA, évaluation de performance, accord de télétravail et lettre de licenciement — plus les types de lettres définis par vos administrateurs. Utilisez des champs de fusion, importez un fichier DOCX, TXT, MD ou HTML, ou rédigez à partir d'une consigne. Le résultat est toujours un brouillon modifiable.
Remplissage depuis SuccessFactors
Choisissez l'employé et DocFlow renseigne le nom, le poste, le service, les dates, le manager et l'adresse depuis SuccessFactors. Les champs comme le salaire se saisissent à la main.
Signature électronique
Envoyez un PDF à 20 signataires au plus, par lien envoyé par e-mail. Ils signent en dessinant ou en saisissant leur nom, avec des champs de signature, de paraphe, de date et de texte, des échéances, des relances et un motif en cas de refus. Le PDF signé est estampillé d'une empreinte SHA-256.
Portail de pré-intégration
Les nouveaux arrivants remplissent des formulaires, téléversent les pièces de la liste de contrôle et signent au même endroit, et les RH acceptent ou rejettent chaque élément.
Dossiers employés et partage
Un dossier par employé, créé par synchronisation avec SuccessFactors, avec des préréglages d'accès, des versions et une corbeille. Partagez des fichiers hors de l'entreprise par des liens à durée limitée protégés par mot de passe, avec un journal d'accès.
Conservation, expiration et audit
Des durées de conservation par pays que vous pouvez modifier, des gels légaux, des alertes d'expiration pour des documents comme les visas et les permis, et une piste d'audit dont la chaîne d'empreintes peut être vérifiée.
Fonctionnement
De la mise en place aux résultats
- 1
Connecter
Un administrateur connecte SuccessFactors en lecture seule, et les utilisateurs se connectent avec Microsoft Entra ID. Une synchronisation crée les fiches et les dossiers des employés.
- 2
Rédiger
Choisissez un modèle et un employé, un candidat ou un nouvel arrivant. Les champs se remplissent depuis SuccessFactors, et les RH relisent et modifient le brouillon.
- 3
Envoyer à la signature
Placez les champs de signature et envoyez. Les signataires signent par lien e-mail sans compte, et vous voyez chaque document en attente, en cours, terminé ou refusé.
- 4
Classer et encadrer
Le PDF signé rejoint le dossier de l'employé, où s'appliquent les règles de conservation, les alertes d'expiration et la piste d'audit.
Cas d'usage
Où les équipes l'utilisent
Lettres d'offre depuis le recrutement
Créez l'offre d'un candidat dans SuccessFactors Recruiting et envoyez-la à la signature.
Contrats et NDA
Émettez contrats et NDA à partir de modèles validés, avec les mêmes champs à chaque fois.
Dossiers d'accueil
Offrez aux nouveaux arrivants un portail unique pour remplir les formulaires, téléverser les pièces et signer, les RH validant chaque élément.
Expiration et audit
Suivez l'expiration des visas et des permis, repérez les documents obligatoires manquants et partagez des fichiers avec les auditeurs par des liens à durée limitée.
FAQ
Les questions les plus fréquentes
DocFlow réécrit-il les documents dans SuccessFactors ?
Non. DocFlow lit les données des employés dans SuccessFactors via une connexion en lecture seule et conserve les documents, les signatures et les dossiers dans DocFlow lui-même.
De quel type de signature électronique s'agit-il ?
DocFlow produit des signatures électroniques simples : les signataires dessinent ou saisissent leur nom, et le PDF signé est estampillé d'une empreinte SHA-256. Il ne s'agit pas de signatures électroniques qualifiées au sens d'eIDAS. La signature fonctionne sur des fichiers PDF de 25 Mo au plus.
L'IA rédige-t-elle les documents ?
Seulement si vous le souhaitez. L'IA peut rédiger un document à partir d'une consigne, mais le résultat est un brouillon que les RH relisent et modifient avant tout envoi. La rédaction envoie votre consigne à un fournisseur d'IA externe, et les opérateurs de VAKE peuvent désactiver l'IA.
DocFlow est-il prêt pour un usage en production ?
DocFlow est actuellement proposé sous forme de démonstration hébergée par VAKE. Contactez-nous si vous souhaitez le voir avec votre propre tenant SuccessFactors.
Les durées de conservation par défaut sont-elles un conseil juridique ?
Non. DocFlow propose des durées de conservation par pays comme point de départ. Vous pouvez les modifier et définir des gels légaux, et vous devez confirmer les durées avec votre service juridique.
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