ShiftSync
Dienstplanung, Zeiterfassung, Stundenzettel und Abwesenheiten für Einzelhandel und Teams an mehreren Standorten, synchronisiert mit SAP SuccessFactors.
Workforce-Plattform für Einzelhandel und Frontline-Teams
Überblick
ShiftSync vereint Dienstplanung, Anwesenheit, Stundenzettel, Abwesenheiten und Genehmigungen für Einzelhandel und standortübergreifende Teams in einer Web-App. Es liest Personen, Stellen und Arbeitszeitpläne aus SAP SuccessFactors und schreibt nur zurück, was genehmigt wurde.
Planer erstellen jeden Dienstplan als Entwurf und veröffentlichen ihn als dokumentierte Ausgabe, sobald er die Planungsregeln besteht. Mitarbeiter stempeln mit Gesichtsverifizierung und Geofence ein, an einem Kiosk in der Filiale oder über angebundene Zeiterfassungsgeräte. Führungskräfte genehmigen die daraus entstehenden Stundenzettel, und genehmigte Zeiten gehen an SuccessFactors Employee Time oder in einen SAP-HCM-Export.
Entwickelt für
- Filial- und Dienstleiter
- Schichtplaner
- Gebietsleiter
- HR und Lohnbuchhaltung
- Mitarbeiter
Auf einen Blick
- Schichten planen, tauschen und genehmigen, dann in SuccessFactors veröffentlichen
- Zeiterfassung mit Geofencing und Self-Service-Stundenzettel
- Filial- und Lagerhierarchie mit Regelprüfung vor der Veröffentlichung
- Abrechnungsbereite Stundenzettel mit separat entschiedenen Überstunden
Funktioniert mit
- SAP SuccessFactors Employee Central
- SuccessFactors Time Off und Employee Time
- SecurTime-Zeiterfassungsgeräte
- SAP-HCM-Zeitexport (CATS, PT-PA)
Das Produkt in Aktion
Das echte Produkt, keine Attrappe
Bildschirme aus dem laufenden Produkt, gezeigt mit fiktiven Beispieldaten.
Planen Sie die Woche einer ganzen Filiale in einem Raster. Sehen Sie die Stunden je Person und wer an welchem Tag im Dienst ist, und veröffentlichen Sie, wenn alles passt.
Die Screenshots zeigen eine Demo-Umgebung mit englischer Oberfläche. Alle Personen, Unternehmen und Zahlen sind fiktiv.
Funktionen
Was es leistet
Dienstplan-Raster mit Versionen
Erstellen Sie die Woche in einem Raster, behalten Sie gespeicherte Versionen und veröffentlichen Sie eine dokumentierte Ausgabe. Importieren Sie einen Dienstplan aus XLSX oder CSV und führen Sie vor dem Speichern einen Probelauf durch.
Regeln vor der Veröffentlichung geprüft
Schichten werden gegen genehmigte Abwesenheiten, Überschneidungen, freie Wochentage und Ihre Planungsvorgaben geprüft: Mindestruhezeit, maximale Tages- und Wochenarbeitszeit sowie maximale Anzahl aufeinanderfolgender Tage. Jede Regel ist eine Warnung oder ein harter Stopp.
Zeiterfassung und Anwesenheit
Mitarbeiter stempeln mit Gesichtsverifizierung und Geofence ein, an einem Kiosk in der Filiale oder über SecurTime-Geräte. Die Live-Anwesenheit zeigt verspätete und fehlende Stempelungen, und ein Clock Resolver korrigiert falsch zugeordnete Stempelungen mit Prüfpfad.
Abrechnungsbereite Stundenzettel
Stundenzettel entstehen aus den Stempelungen und werden von der Führungskraft geprüft. Überstunden werden separat entschieden, die Zeit wird nach Lohnart aufgeteilt, und genehmigte Stunden werden ohne Duplikate an Employee Time übergeben.
Abwesenheiten, Tausch und Genehmigungen
Mitarbeiter beantragen Abwesenheiten und tauschen Schichten zunächst mit einem Kollegen, dann genehmigt eine Führungskraft. Genehmigungen folgen dem Zuständigkeitsbereich der jeweiligen Führungskraft, und niemand kann den eigenen Antrag genehmigen.
Filialbesetzung und FTE-Planung
Ein Hierarchie-Board zeigt jede Filiale, Abteilung oder jedes Lager und wer wo eingesetzt ist, und benennt die Teamleiter, die die jeweilige Ebene einplanen dürfen. Die FTE-Planung vergleicht die aktuelle Besetzung mit dem benötigten FTE je Position und Zeitraum.
Marken-Portal für Promoter
Externe Markenvertreter erhalten einen eigenen Bereich, beschränkt auf ihre Promoter. Sie können einen Abgang melden, einen Filialwechsel beantragen oder einen neuen Promoter vorschlagen, und Filialleitung und HR werden informiert.
Berichte und KI-Assistent
Team-Berichte und ein Berichtsgenerator decken Anwesenheit, Pausen und Besetzung ab. Ein KI-Assistent beantwortet Fragen, und jede seiner Aktionen wird gegen die Berechtigungen des Benutzers geprüft.
Rollen, Zuständigkeitsbereiche und Schutzmaßnahmen
Rollen für Administratoren, Führungskräfte, Schichtplaner und Mitarbeiter sowie eigene Rollen, jeweils auf einen Bereich begrenzt, etwa die eigene Person, direkte Mitarbeiter oder verwaltete Filialen. Tenants sind voneinander getrennt, Zugangsdaten sind verschlüsselt, und Rückschreibungen lassen sich auf schreibgeschützt stellen.
So funktioniert es
Vom Start bis zum Ergebnis
- 1
SuccessFactors verbinden
ShiftSync liest Mitarbeiter, Stellen, Standorte, Arbeitszeitpläne, Abwesenheiten und Feiertage aus SuccessFactors und hält sie über eine geplante Synchronisierung aktuell.
- 2
Dienstplan erstellen
Erstellen Sie die Woche im Raster, mit dem Schichtplaner oder aus einer Tabelle. ShiftSync prüft Abwesenheiten, Überschneidungen und Ihre Planungsregeln, bevor Sie veröffentlichen.
- 3
Veröffentlichen und einstempeln
Die Veröffentlichung dokumentiert eine Ausgabe und benachrichtigt die Mitarbeiter per E-Mail. Nach einem Probelauf-Plan und Ihrer Bestätigung werden freie Wochentage und temporäre Arbeitszeitpläne nach SuccessFactors geschrieben. Danach stempeln die Mitarbeiter in der Schicht ein.
- 4
Genehmigen und übergeben
Führungskräfte genehmigen Stundenzettel, Abwesenheiten und Tauschanträge in ihrem Bereich. Genehmigte Zeiten gehen an Employee Time oder werden als SAP-HCM-Dateien exportiert; danach folgen die Berichte.
Anwendungsfälle
Wo Teams es einsetzen
Eine Filiale einplanen
Planen Sie alle Abteilungen einer Filiale in einem Raster, behalten Sie jede Version und veröffentlichen Sie, sobald der Dienstplan die Regeln besteht.
Promoter in vielen Filialen
Lassen Sie Markenpartner Abgänge melden sowie Wechsel und neue Promoter beantragen — mit Filialleitung und HR im Boot.
Anwesenheit und Pausen
Erkennen Sie verspätete und fehlende Stempelungen im Tagesverlauf und prüfen Sie fehlende oder zu lange Pausen in einem Bericht zur Pausen-Compliance.
Abrechnungsbereite Zeiten
Machen Sie aus Stempelungen geprüfte Stundenzettel mit getrennten Überstunden und Lohnarten, bereit für Employee Time oder einen SAP-HCM-Export.
Studien
Was die Studien sagen
Die Zahlen stammen aus den unten verlinkten Studien und gehören den jeweiligen Herausgebern. Sie beschreiben das Thema insgesamt; es sind keine von VAKE erzielten Ergebnisse.
11%
der Organisationen verfolgen bei der Personalplanung eine langfristige Perspektive. Die meisten planen weiter kurzfristig nach Kopfzahlen, so eine Befragung von rund 1.300 HR-Fachleuten, überwiegend in Europa.
McKinsey, HR Monitor 2026 (öffnet die Quelle in einem neuen Tab)62%
der US-Beschäftigten haben keinen hochwertigen Dienstplan: mindestens zwei Wochen im Voraus bekannt, von Woche zu Woche stabil und mit etwas Mitsprache bei Stunden oder Tagen.
Gallup, Work Schedules Fail Millions of U.S. Employees (2025) (öffnet die Quelle in einem neuen Tab)50%
höhere Fluktuation bei US-Beschäftigten im Einzelhandel und in der Gastronomie, die drei bis fünf Arten unsteter Dienstplanung erlebten, im Vergleich zu denen ohne solche Erfahrungen (12 Prozentpunkte mehr). Die Studie zeigt einen Zusammenhang, keinen Beweis für Ursache und Wirkung.
Choper, Schneider & Harknett, ILR Review (2022) (öffnet die Quelle in einem neuen Tab)5.1%
höhere Produktivität in Filialen von Gap, Inc. in einem randomisierten Experiment mit verantwortungsvollen Planungspraktiken in 28 Filialen: Der Umsatz stieg um 3,3 %, der Arbeitseinsatz sank um 1,8 %.
Kesavan et al., Management Science (2022) (öffnet die Quelle in einem neuen Tab)4.5%
Umsatzplus bei einem großen US-Fachhändler, nachdem er die Personalbesetzung je Filiale datenbasiert festgelegt hatte, ausgerollt in 168 Filialen über sechs Monate, mit einem Gewinnplus von fast 7,4 Mio. US-Dollar pro Jahr.
Fisher, Gallino & Netessine, M&SOM (2021) (öffnet die Quelle in einem neuen Tab)13
Prozentpunkte mehr Beschäftigte erhalten ihren Dienstplan mindestens zwei Wochen im Voraus, wo die US-amerikanischen Fair-Workweek-Gesetze gelten. Arbeitgeber haben darauf nicht mit Kürzungen bei Löhnen oder Zusatzleistungen reagiert.
Schneider, Harknett & Arbelaez, Science Advances (2026) (öffnet die Quelle in einem neuen Tab)
FAQ
Die häufigsten Fragen
Schreibt ShiftSync nach SuccessFactors?
Ja, aber nur genehmigte Ergebnisse: freie Wochentage und temporäre Arbeitszeitpläne, wenn Sie einen Dienstplan veröffentlichen, sowie genehmigte Zeiten für Employee Time. Die Veröffentlichung zeigt zuerst einen Probelauf-Plan und wartet auf Ihre Bestätigung, und jeder Tenant kann das Zurückschreiben abschalten und schreibgeschützt arbeiten.
Wie geht ShiftSync mit Arbeitszeitregeln um?
Die Planungsvorgaben umfassen Mindestruhezeit, maximale Tages- und Wochenarbeitszeit und maximale aufeinanderfolgende Tage, jeweils als Warnung oder harter Stopp eingestellt. Startvorlagen für die VAE, die EU und die USA sind als Ausgangspunkt enthalten; gleichen Sie sie mit Ihren eigenen gesetzlichen und tariflichen Vorgaben ab.
Wer darf was sehen und genehmigen?
Der Zugriff folgt Rollen — Admin, Führungskraft, Schichtplaner, Mitarbeiter und eigene Rollen — und Bereichen wie die eigene Person, direkte Mitarbeiter, verwaltete Filialen oder alle Mitarbeiter. Selbstgenehmigung ist gesperrt.
Müssen Mitarbeiter eine App installieren?
Nein. ShiftSync ist eine responsive Web-App, die im Browser auf Smartphone, Tablet und Desktop läuft, ganz ohne Installation.
Wie können wir es uns ansehen?
Buchen Sie eine Demo. Wir führen Sie durch ShiftSync und zeigen, wie es sich mit Ihrem SuccessFactors-Tenant verbindet.
Weiter entdecken
Weitere VAKE-Produkte
VAKE Copilot Agent
Fragen Sie SAP SuccessFactors in natürlicher Sprache — direkt in Microsoft Copilot. Testen Sie es kostenlos im Browser.
Mehr erfahrenVAKE AI Agent
Ein Chat-Assistent für Ihre SuccessFactors-Daten. Fragen Sie in natürlicher Sprache und exportieren Sie nach Excel oder PDF.
Mehr erfahrenDocFlow
Erstellen Sie HR-Dokumente aus SuccessFactors-Daten, versenden Sie sie zur E-Signatur und halten Sie jede Akte geordnet.
Mehr erfahrenBereit, Ihr Unternehmen zu transformieren?
Lassen Sie uns besprechen, wie VAKE Consulting Sie dabei unterstützen kann, Ihre Ziele für die SAP- und AI-Transformation zu erreichen.